临时采购计划管理制度

第一节 总则
第一条
目的 规范生产类物料新产品和运营部、生产部临时采购计划管理,包括新产品开发所需物料采购,防止物料缺件或积压、呆滞使采购物料能够及时满足港泉SMT的需要。
第二条
范围适用于港泉SMT生产类物料临时采购和运营部采购计划,包括新产品开发、库房盘点差异,技术变更,维修机所需的临时物料需求所需物料的订货管理。
第三条
3.1运营部、生产部、研发部门负责提交物料采购需求或招标需求,负责制定技术标准,签订技术协议(包含质保、服务等要求)经部门领导审批后提交。
3.2仓储部门负责提供准确的物料库存数据。
3.3运营部、研发部门负责提供准确采购信息,负责在计划申报时提供独家供方或非认证供方报告,关键件、重要件的技术协议(国标件不用提供技术资料,非标件和企业标准的必须提供技术协议或图纸)。
3.4采购计划员负责接受采购需求,并将计划订单转换为采购订单。
3.5需求部门指定一位员工负责本部门的采购计划提报。

第四条
关键控制指标(CTQ) 规范采购计划申报,确保采购计划合理。
4.1普通计划采购回司物料,三个月内必须领完。
4.2紧急计划采购回司物料或代理采购物料,三天内领用完。

第二节 运行流程
第五条
程序要求及关键控制点
5.1控制流程见附图1《临时采购计划管理流程》。
5.2 申报计划
5.2.1需求部门每月第一周提交当月月度临时计划到物资采购部,以后每周可补报一次,但三次(第一周不许补报)补充计划的物料项数的总和不能超过月度计划项数的50%。如需超次数或超项数申报,报总经理审批。计划提出者负责对新物料申请物料主数据,确保物料编码和名称、实物的一致性;对于申报的采购计划内容或要求不明确的,采购部门拒绝受理,退回原处重新申报。

5.2.2客户特殊需求等所需要采购到货的物料,一律由需求部门OA提交临时采购计划,其他形式的采购计划无效。非新品急件至少要提前3个工作日下达,新品至少要提前15个工作日下达并通知商务人员。

5.2.3由于盘点库存差异或损耗造成的需求,由责任部门说明原因,由责任部门依照流程提交临时紧急需求采购计划。

5.2.4需求部门增加未定型产品(含新产品)的生产计划,必须与物资采购部协商确认后按采购周期排产,否则缺件责任由需求部门自行承担。

5.2.5采购计划需求需求部门负责人审批,计划申报人应严格把关。

5.2.6临时计划物料如在独家或非认证供应商处采购,研发部门提计划时必须附经总经理确认、批准的《独家供方(非认证供方)特批报告》。

5.2.7计划申报人如需取消已申报的采购计划,必须通过书面的形式与采购计划员进行沟通、确认。若可取消计划,由提出人通知采购部计划员取消临时计划;若无法取消计划,所产生的库存转计划提出部门。

5.2.8样机试制物料采购数量不超过5台套,小批量生产物料采购数量不超过20台套。样机确认合格后才能提报小批量生产物料采购计划。

5.3审批计划:每单≥ 1 万元、技术指定(品牌)独家供应新物料临时采购计划,需总经理批准;未定型产品超过5台套、样机未经确认就报小批量生产临时采购计划,需分管总经理批准。其它临时采购计划终审权限见附表1。

5.4执行计划

5.4.1采购工程师根据购计划下达采购订单。

5.4.2采购金额小于1000元的紧急采购,物资采购部可现金零购并设定统一的“现金零购供应商”进行入库和报帐,其他部门不可自行采购

第三节 激励
第六条
激励措施
6.1计划申报人提交内容或要求不明确的采购计划,经提醒后再次提交仍不合格的,处罚10分/次。
6.2 采购计划员接收了内容或要求不明确的采购计划的,处罚5分/次。

第四节 相关文件
第七条
相关文件
附表1:临时采购计划终审权限表
附表2:激励措施
附表3:临时采购计划申请单

第五节 附 则
第八条
本制度由物资采购部起草,并负责解释与归口管理

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